Checkliste Veranstaltungstechnik

Je größer die Veranstaltung, desto früher solltest du anfangen. Der folgende Zeitplan passt für Hochzeiten, Firmenfeiern und Vereinsfeste. Bei kleinen privaten Feiern reicht oft die Hälfte der Vorlaufzeit.

Die Location bestimmt, welche Technik möglich und sinnvoll ist. Kläre diese Punkte mit Vermieter oder Hausmeister, am besten bei einer Besichtigung mit Fotos und Maßband.

Raum und Zugang

• Raumgröße und Deckenhöhe
• Gibt es eine Bühne, und wie groß ist sie?
• Wie nah kommt ein Transporter an den Eingang?
• Türbreiten, Treppen und Aufzug
• Zeitfenster für Aufbau und Abbau

Strom

• Wie viele Steckdosen gibt es in Bühnennähe, und hängen sie an getrennten Sicherungen?
• Gibt es einen CEE-Anschluss mit 16 oder 32 Ampere?
• Wo ist der Sicherungskasten, und wer hat Zugang?
• Im Freien: Woher kommt der Strom, und wer beantragt ihn?

Hausregeln

• Lautstärkebegrenzung im Raum, manchmal mit festem Pegelmesser
• Endzeit für laute Musik
• Sind Nebel und Hazer erlaubt? Rauchmelder können auslösen.
• Darf an Wänden oder Decken etwas befestigt werden?

Technik der Location

• Gibt es eine fest installierte Tonanlage oder einen Beamer, und darf beides genutzt werden?
• Wer kennt sich mit der Haustechnik aus und ist am Veranstaltungstag erreichbar?
• Gibt es Einschränkungen für externe Technik oder Dienstleister?

Der Technikbedarf ergibt sich aus dem Programm. Schreib den Ablauf auf, auch wenn er noch grob ist. Diese Fragen helfen dabei:

• Zeitplan mit Uhrzeiten für jeden Programmpunkt
• Wie viele Personen sprechen, nacheinander oder gleichzeitig?
• Präsentationen: Laptop des Redners oder ein zentraler Rechner?
• Videos oder Diashow mit Ton?
• Live-Musik: Welche Besetzung, bringt die Band eigene Technik mit?
• DJ oder Playlist, und wer bedient die Musik?
• Findet etwas an einem zweiten Ort statt, zum Beispiel die Trauung im Garten?

Ein Ablaufplan muss nicht perfekt sein. Wichtig ist, dass alle Beteiligten dieselbe Version haben: Location, Technik, DJ, Band und Moderation.

Eine Person für den Ablauf

Bestimme eine Person, die am Tag den Ablauf im Blick hat und für Technik, Location und DJ ansprechbar ist. Bei Hochzeiten ist das oft jemand aus dem Freundeskreis, bei Firmenfeiern jemand aus dem Organisationsteam. So muss sich niemand um Fragen kümmern, der eigentlich feiern oder eine Rede halten soll.

Aus Location und Programm ergibt sich, welche Technik du brauchst. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Fragen je Bereich und wo du mehr dazu findest.

Private Feiern in gemieteten Räumen brauchen meist keine Genehmigung. Bei öffentlichen Veranstaltungen und Festen im Freien sieht das anders aus:

• Genehmigung oder Anzeige bei der Gemeinde, besonders auf öffentlichen Flächen
• Sondernutzungserlaubnis für Straßen, Plätze und Gehwege
• GEMA-Anmeldung für öffentliche Musikveranstaltungen, vor der Veranstaltung
• Versammlungsstättenverordnung für Versammlungsräume mit mehr als 200 Besuchern in Baden-Württemberg
• Veranstalterhaftpflicht, bei Vereinen oft über den Verband

Was bei Festen unter freiem Himmel zusätzlich zählt, von Stromanschluss bis Lärmschutz, steht unter Technik für Stadtfest und Open Air.

1. Zugang sicherstellen: Schlüssel, Ansprechpartner der Location und Parkplatz für den Transporter.
2. Aufbau und Soundcheck mindestens eine Stunde vor Einlass abschließen.
3. Alle Präsentationen und Videos an der echten Leinwand testen.
4. Redner kurz einweisen: Mikrofon nah am Mund, nicht vor die Lautsprecher laufen.
5. Den Ablaufplan ausgedruckt am Technikplatz bereitlegen.
6. Kabelwege prüfen: Über Laufwegen gehören Kabelbrücken oder Abdeckungen.
7. Einen Ansprechpartner für die Technik bestimmen und dessen Telefonnummer bereithalten.

• Abbauzeit mit der Location abstimmen, oft gibt es feste Zeiten für den nächsten Tag.
• Gemietete Technik vollständig zusammenlegen: Kabel, Fernbedienungen und Netzteile gehören dazu.
• Schäden sofort melden, statt selbst zu reparieren. Die Regeln dazu stehen in den Mietbedingungen deines Vermieters.
• Bei selbst abgeholter Technik den Rückgabetermin einplanen.
• Rückblick halten: Was hat gut funktioniert, und was sollte beim nächsten Mal anders laufen?

Jeder Anlass hat eigene Stolpersteine. Diese Punkte kommen zu den allgemeinen Fragen dazu.

Hochzeit

• Findet die Trauung an einem anderen Ort statt als die Feier, und wie kommt die Technik dorthin?
• Wer spricht bei der Trauung, und braucht das Brautpaar ein eigenes Mikrofon?
• Gibt es Reden, Spiele oder eine Diashow beim Dinner?
• Gibt es Programmpunkte der Gäste, für die Musik oder ein Mikrofon gebraucht wird?
• Welcher Song begleitet Einzug und Eröffnungstanz, und wer startet ihn?
• Bis wann darf gefeiert werden, und gibt es eine Lautstärkegrenze?

Firmenfeier und Tagung

• Wie viele Redner gibt es, und wer bringt welchen Laptop mit?
• Liegen alle Präsentationen im gleichen Format vor, meist 16:9?
• Gibt es Videos mit Ton, eine Podiumsdiskussion oder eine Ehrung auf der Bühne?
• Soll fotografiert werden, und braucht es dafür gutes Bühnenlicht?
• Wer ist am Tag Ansprechpartner für den Ablauf?
• Soll nach dem offiziellen Teil Musik laufen oder ein DJ auflegen?

Vereinsfest und Stadtfest

• Ist die Veranstaltung bei der Gemeinde angemeldet, und welche Auflagen gibt es?
• Wo gibt es Strom, und reicht er für Bühne, Ausschank und Kühlung?
• Welche Bands oder Gruppen treten auf, und bringen sie eigene Technik mit?
• Wer übernimmt Durchsagen, zum Beispiel für Tombola oder Siegerehrung?
• Gibt es einen Plan für Regen und Wind?
• Ist die GEMA-Anmeldung erledigt?

Ein Ablaufplan muss nicht kompliziert sein. So könnte er für eine Hochzeit aussehen, mit der Technik, die zu jedem Programmpunkt gehört:

Wichtig ist, dass Location, Technik, DJ und Trauredner dieselbe Version des Plans haben. Änderungen am Tag selbst gehen dann schnell. Welche Technik für Hochzeiten sonst sinnvoll ist, steht unter Hochzeitstechnik planen.

Wie früh sollte ich Veranstaltungstechnik anfragen?

Sobald Datum und Location feststehen. Samstage in der Hochzeitssaison und Termine im Dezember sind besonders früh vergeben. Auch kurzfristig lohnt sich eine Anfrage.

Brauche ich für eine private Feier eine Genehmigung?

In gemieteten Räumen mit eingeladenen Gästen in der Regel nicht. Anders ist es bei öffentlichen Veranstaltungen, Eintritt oder Festen auf öffentlichen Flächen.

Wer kümmert sich um die GEMA?

Der Veranstalter. Bei öffentlichen Musikveranstaltungen muss die Anmeldung vor der Veranstaltung erfolgen. Private Feiern mit geladenen Gästen aus Familie und Freundeskreis sind in der Regel nicht anmeldepflichtig.

Was ist, wenn ich noch nicht weiß, was ich brauche?

Dann schick uns, was du schon weißt: Datum, Ort, Gästezahl und einen groben Ablauf. Den Rest klären wir gemeinsam.

Wer baut die Technik auf?

Das hängt davon ab, was du buchst. Fertige Anlagen kannst du selbst abholen und aufbauen. Bei Lieferung bauen wir auf und weisen dich ein, auf Wunsch bleibt ein Techniker während der Veranstaltung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau?

Plane für Aufbau und Soundcheck mindestens eine Stunde vor Einlass ein, bei Bühne, Licht und Band deutlich mehr. Frag bei der Location früh nach, ab wann aufgebaut werden darf.

Was brauche ich für eine Diashow?

Beamer, Leinwand, einen Laptop mit passendem Anschluss und Ton über die Anlage. Teste die Diashow vorher an der echten Leinwand. Wie hell der Beamer sein muss, erklärt der Ratgeber zu Lumen und Leinwand.

Brauche ich eine Versicherung?

Für öffentliche Veranstaltungen und Vereinsfeste ist eine Veranstalterhaftpflicht sinnvoll, bei Vereinen oft über den Verband. Für gemietete Technik gelten die Regeln aus den AGB des Vermieters.